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大連船用柴油機(jī)有限公司 

劉創(chuàng) 劉博 元海明 孫森

摘要

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求。為了提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本、提升供應(yīng)鏈管理水平，本文以大連船柴采購(gòu)工作為例，探討了采購(gòu)管理數(shù)字化應(yīng)用的策劃與實(shí)施。通過引入數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)據(jù)的信息化、可視化。本文詳細(xì)闡述了采購(gòu)管理數(shù)字化的主要做法、關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)施效果，旨在為企業(yè)采購(gòu)管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

關(guān)鍵詞

采購(gòu)管理；數(shù)字化；自動(dòng)化

引言

在全球化競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，企業(yè)采購(gòu)管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，如采購(gòu)流程復(fù)雜、信息不透明、成本控制困難等。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式依賴于人工操作和紙質(zhì)文檔，效率低下且容易出錯(cuò)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化采購(gòu)管理成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。本文以大連船柴采購(gòu)管理工作為例，探討了采購(gòu)管理數(shù)字化應(yīng)用的策劃與實(shí)施過程，旨在為企業(yè)提供一套可行的數(shù)字化采購(gòu)管理解決方案。

1. 實(shí)施背景

1.1 研究必要性分析

隨著公司訂單的增多，采購(gòu)管理的復(fù)雜性也隨之增加。傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式存在以下問題：

l  采購(gòu)流程復(fù)雜：采購(gòu)流程涉及多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，信息傳遞不及時(shí)，導(dǎo)致采購(gòu)周期長(zhǎng)、效率低。

l  信息溝通不暢：采購(gòu)過程中的各部門信息溝通不暢，難以實(shí)時(shí)掌握訂貨資料下發(fā)情況和采購(gòu)進(jìn)度，增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

l  數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難：數(shù)據(jù)分散在紙質(zhì)單據(jù)上，人工收集整理耗時(shí)耗力，且容易出錯(cuò)，難以快速準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)分析采購(gòu)量、成本，影響采購(gòu)決策與管理效率。

1.2 解決方案分析

通常情況下，企業(yè)可以通過引入專業(yè)的采購(gòu)管理軟件或與第三方軟件公司合作來解決上述問題。然而，這些解決方案存在以下不足：

l  成本高：專業(yè)軟件采購(gòu)和維護(hù)費(fèi)用較高，增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

l  實(shí)施周期長(zhǎng)：與第三方軟件公司合作需要較長(zhǎng)的溝通和實(shí)施周期，難以快速響應(yīng)企業(yè)的需求。

l  定制化不足：通用軟件難以完全滿足企業(yè)的個(gè)性化需求，導(dǎo)致使用效果不理想。

1.3 解決方案

考慮到上述問題，采購(gòu)管理部決定基于現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)，通過內(nèi)部技術(shù)團(tuán)隊(duì)的開發(fā)能力，構(gòu)建一套適合自身需求的采購(gòu)管理數(shù)字化方案。該方案將基于微軟Office軟件，通過EXCEL自帶信息化功能、函數(shù)及內(nèi)嵌的VBA模塊，充分利用現(xiàn)有資源，降低開發(fā)成本，同時(shí)確保整個(gè)方案的靈活性和可擴(kuò)展性。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，最大限度的融合現(xiàn)有ERP系統(tǒng)，提升采購(gòu)管理工作數(shù)字化水平。

2. 采購(gòu)管理數(shù)字化應(yīng)用的策劃

2.1 采購(gòu)管理數(shù)字化的策劃

在策劃階段，采購(gòu)管理部首先對(duì)現(xiàn)有的采購(gòu)流程進(jìn)行了全面梳理，明確了各個(gè)環(huán)節(jié)的需求和痛點(diǎn)?；谶@些需求，采購(gòu)管理部準(zhǔn)備制作各種信息化表格，包括協(xié)議圖紙下發(fā)統(tǒng)計(jì)表、訂貨合同統(tǒng)計(jì)表、手持訂單監(jiān)控表等。每個(gè)表格通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)與上游部門的數(shù)據(jù)連通，并應(yīng)用圖表、函數(shù)對(duì)表格進(jìn)行實(shí)時(shí)更新并實(shí)現(xiàn)可視化。

2.2 采購(gòu)管理數(shù)字化的研究目標(biāo)

采購(gòu)管理數(shù)字化的研究目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作流程的自動(dòng)化、可視化、標(biāo)準(zhǔn)化，具體包括：

采購(gòu)計(jì)劃管理：制作協(xié)議圖紙下發(fā)統(tǒng)計(jì)表，按照主機(jī)型號(hào)、主機(jī)系列進(jìn)行分類，對(duì)技術(shù)中心的協(xié)議下發(fā)進(jìn)度，分析表下發(fā)進(jìn)度及生產(chǎn)路線下發(fā)進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以進(jìn)度條的形式進(jìn)行可視化管理。

采購(gòu)任務(wù)管理：應(yīng)用EXCEL軟件自帶的VBA模塊，編輯程序，實(shí)現(xiàn)圖紙分發(fā)的自動(dòng)化，提升工作效率及準(zhǔn)確性。梳理采購(gòu)任務(wù)分配邏輯關(guān)系，制作小程序?qū)Σ少?gòu)任務(wù)分配進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，利用大數(shù)據(jù)分析各部件的最優(yōu)廠家，提高供貨產(chǎn)品質(zhì)量。

采購(gòu)過程管理：制作訂貨合同統(tǒng)計(jì)表，按照主機(jī)型號(hào)、主機(jī)系列進(jìn)行分類，通過鏈接各系列主機(jī)監(jiān)控明細(xì)表，利用函數(shù)進(jìn)行合同簽訂情況的統(tǒng)計(jì)，并在各主機(jī)型號(hào)欄關(guān)聯(lián)超鏈接，通過點(diǎn)擊超鏈接直接轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)的主機(jī)監(jiān)控明細(xì)表，方便查看主機(jī)部件訂貨廠家等具體訂貨信息。

采購(gòu)訂單管理：制作手持訂單監(jiān)控表，按照主機(jī)型號(hào)、主機(jī)系列進(jìn)行分類，對(duì)主機(jī)的各大部件進(jìn)行分項(xiàng)監(jiān)控，按照年份利用函數(shù)自動(dòng)計(jì)算主機(jī)各部件的訂貨進(jìn)度，各廠家所占比例，利用EXCEL自帶圖表功能及函數(shù)實(shí)現(xiàn)訂貨進(jìn)度的可視化并實(shí)時(shí)更新。

3. 采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)

3.1 數(shù)據(jù)采集與處理技術(shù)

采購(gòu)管理數(shù)字化應(yīng)用的核心在于數(shù)據(jù)的采集與處理。通過EXCEL的VBA編程，系統(tǒng)能夠自動(dòng)從各個(gè)部門的數(shù)據(jù)源中提取采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行清洗、整理和存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化減少了人工干預(yù)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

協(xié)議圖紙下發(fā)統(tǒng)計(jì)表

訂貨合同統(tǒng)計(jì)表

主機(jī)監(jiān)控明細(xì)表

3.2 數(shù)據(jù)可視化技術(shù)

數(shù)據(jù)可視化是采購(gòu)管理數(shù)字化的重要組成部分。通過EXCEL的圖表功能，系統(tǒng)能夠?qū)?fù)雜的采購(gòu)數(shù)據(jù)以直觀的圖表形式展示出來，如餅圖、柱狀圖、折線圖等。這不僅幫助管理層快速理解采購(gòu)進(jìn)度和訂單分布，還為后續(xù)的采購(gòu)決策提供了有力支持。

手持訂單監(jiān)控表

訂貨完成度柱狀圖

3.3 自動(dòng)化流程控制技術(shù)

通過VBA編程，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)計(jì)劃部分流程的自動(dòng)化。例如，系統(tǒng)能夠自動(dòng)分發(fā)圖紙、復(fù)驗(yàn)采購(gòu)計(jì)劃分配合理性等。自動(dòng)化流程控制不僅提高了工作效率，還減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生。隨著后續(xù)數(shù)據(jù)的積累，可以進(jìn)一步開發(fā)采購(gòu)任務(wù)分配的半自動(dòng)化系統(tǒng)，為最終實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)工作的全自動(dòng)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

自動(dòng)化表格及圖紙自動(dòng)分配效果

3.4 大數(shù)據(jù)分析與優(yōu)化技術(shù)

系統(tǒng)利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，識(shí)別出最優(yōu)的供應(yīng)商和采購(gòu)策略。通過分析主機(jī)歷史訂貨廠家記錄，系統(tǒng)能夠?yàn)椴少?gòu)決策提供科學(xué)依據(jù)，從而優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。

通過現(xiàn)行ERP的功能模塊，結(jié)合EXCEL函數(shù)功能可以統(tǒng)計(jì)出付款情況、主機(jī)成本、部件歷史價(jià)格等信息，隨著ERP的后續(xù)優(yōu)化,結(jié)合EXCEL中VBA模塊在采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上大有可為。

4. 主要研究成果

通過努力成功開發(fā)了采購(gòu)管理數(shù)字化方案，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)訂貨資料、采購(gòu)合同、手持訂單的實(shí)時(shí)監(jiān)控與可視化管理，極大地提高了采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)效率，降低了采購(gòu)成本。

通過開發(fā)的復(fù)驗(yàn)程序，實(shí)現(xiàn)了表格填寫提示、一鍵圖紙分發(fā)、廠家分配錯(cuò)誤提示等功能，極大地簡(jiǎn)化了人工操作并提升了工作質(zhì)量。

5.項(xiàng)目實(shí)施效果

自實(shí)施以來，采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)取得了顯著的成效：

l  采購(gòu)效率提升：通過自動(dòng)化流程控制和數(shù)據(jù)可視化，采購(gòu)計(jì)劃人員的工作效率提高了30%。

l  信息透明度提高：各部門之間的信息溝通更加順暢，采購(gòu)進(jìn)度和訂單分布一目了然，減少了信息不對(duì)稱帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

l  數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提高：通過自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集和處理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性提高了50%，減少了人工操作帶來的錯(cuò)誤。

6. 采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)的未來展望

6.1 與ERP系統(tǒng)的深度集成

通過EXCEL VBA，采購(gòu)管理可以實(shí)現(xiàn)高度自動(dòng)化和智能化，涵蓋數(shù)據(jù)分析、郵件通知和數(shù)據(jù)整理等多個(gè)環(huán)節(jié)。VBA的靈活性和強(qiáng)大功能使其成為采購(gòu)管理中不可或缺的工具。通過進(jìn)一步的開發(fā)，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的自動(dòng)化。

6.2 與ERP系統(tǒng)的深度集成

采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)可以進(jìn)一步與企業(yè)的ERP系統(tǒng)進(jìn)行深度集成，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)的無縫銜接。通過ERP系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)可以更好地支持企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)。

6.3 人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)的應(yīng)用

隨著人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的發(fā)展，未來的采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)可以引入智能算法。隨著DEEPSEEK，豆包等人工智能的進(jìn)化，將進(jìn)一步提升采購(gòu)管理的智能化水平，可能給采購(gòu)管理帶來顛覆性的改變。

6.4 移動(dòng)化與云端化

采購(gòu)管理數(shù)字化系統(tǒng)可以進(jìn)一步向移動(dòng)化和云端化發(fā)展。通過移動(dòng)端應(yīng)用，采購(gòu)人員可以隨時(shí)隨地查看采購(gòu)進(jìn)度、與供應(yīng)商溝通記錄等信息。云端化則可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步和共享，提升系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，探索通知數(shù)據(jù)、圖紙數(shù)據(jù)傳遞更簡(jiǎn)潔有效方法，將采購(gòu)人員從邏輯清晰的大量重復(fù)性工作中解放出來。

7. 結(jié)論

采購(gòu)管理數(shù)字化是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力、降低成本、提高效率的重要手段。通過引入數(shù)字化技術(shù)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的自動(dòng)化、可視化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而提升采購(gòu)管理的整體水平。本文以大連船柴為例，詳細(xì)探討了采購(gòu)管理數(shù)字化應(yīng)用的策劃與實(shí)施過程，并提出了未來的發(fā)展方向。希望本文的研究能夠?yàn)槠渌髽I(yè)的采購(gòu)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)

無

作者簡(jiǎn)介

劉創(chuàng)，1984年出生，男，高級(jí)工程師，從事采購(gòu)計(jì)劃管理及產(chǎn)品采購(gòu)工作。

劉博，1985年出生，男，工程師，從事采購(gòu)計(jì)劃管理及產(chǎn)品采購(gòu)工作。

元海明，1987年出生，男，工程師，從事采購(gòu)計(jì)劃管理及采購(gòu)管理工作。

孫森，1984年出生，女，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，任采購(gòu)科科長(zhǎng)，有多年采購(gòu)管理及產(chǎn)品采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)。

來源：船柴